”Administrationen ska bli noll”

GrafKoms teamadag om IT. Billes tryckeri har gått sin egen väg när man för några år sedan beslutade sig för att bygga upp ett eget orderhanteringssystem – och nu när det är klart också är en hubb dit alla verktyg kopplas.

Fredrik Bille, ägare och vice vd, berättade att man för fyra år sedan köpte ett web-2-print-system som aldrig ens installerades. Det slutade med att man tog fram en helt ny strategi för hela företaget och sedan byggde man ett IT-stöd som idag är grunden i hela verksamheten.

– För två år sedan hade vi inte en enda beställning via nätet – i augusti kom 59 procent av alla jobb in via olika beställningssystem, avslöjade Fredrik Bille.

Man kallar den nya plattformen för Poff, som är bygd för att fungera i ett grafiskt företag med många olika system – som ofta har kommit till via förvärv av andra bolag.

Läs mer om Poff och Billes resa: Billes redo för en digital resa

Poff administrerar hela flödet från det att jobbet kommer in – till bokning av leveranser och fakturering. Detta görs antingen i Poff eller så skickas instruktioner till andra interna eller externa system som utför uppgiften. Man är bland annat uppkopplad mot olika beställningssystem, kundernas affärssystem och olika fraktportaler. Poff knyter ihop Billes verksamhet och minskar administrationen kraftigt. Målet är att den manuella administrationen ska gå ner mot noll.

Under nästa år kommer man också att öppna upp en öppen e-handel där kunderna direkt kan få pris på alla trycksaker som Billes kan producera – med dynamisk prissättning via Admera.

– Vi kan inte ha en produktkatalog för allt det vi gör, utan priserna måste räknas i realtid utefter kundernas val. Då får vi också direkt vid beställningen all information vi behöver för att planera produktionen, säger Fredrik.

Man kommer också att ha ett enklare designverktyg där kunderna kan skapa tryckfiler.

Öppnar för försäljning av Poff

Det var ett stort intresse för Billes strategi under dagen och Fredrik öppnade också upp för att andra grafiska företag med liknande situation (lapptäcke av företag och systemverktyg) skulle kunna få tillgång till systemet. Det skulle vara ett sätt att sänka kostnaderna för utveckling, drift och underhåll.

Presentationerna från föredragshållarna finns att hämta här.